Contratación de Stands no comerciales en Japan Weekend

Japan Weekend

FAQ

GUÍA SOBRE LOS STANDS DE ARTISTA

¿QUÉ ES LA ZONA DE ARTISTAS?

En Japan Weekend queremos apoyar a les artistas y a les jóvenes creadores y decidimos hace unos años incluir una zona subvencionada dedicada al arte y la artesanía. A lo largo de nuestros diversos eventos podréis encontrar un gran espacio dedicado solamente a ofrecer espacio para que estos puedan vender su propio material a un espacio mucho más reducido del coste de suelo de forma que les artistas puedan tener oportunidades de sacar beneficio de sus propias creaciones.

El coste extra del suelo y el material prestado se asume por parte de Japan Weekend a cambio de la garantía de que el artista ha creado ese material.

Actualmente existen dos tipos de stand de artista: Artist House y No Comercial. Podéis consultar la información especifica (tamaño, material, precio orientativo, proceso de selección…) de cada uno de ellos en los puntos 7.1 y 7.2 de nuestra normativa de stands.

 

🌸¿Qué se puede vender en un stand de artista?

Cualquier creación realizada por el representante (y artista) del stand. Se considera que tiene que estar 100% diseñado o creado propiamente por el artista. La creación se considera que tiene que ser la parte en la que se basa el atractivo u objetivo de la pieza.

Ejemplo: Puedes vender llaveros con tus diseños propios, aunque el llavero lo haya creado otra empresa o fábrica. Lo mismo pasa con las impresiones. Lo que importa es que el motivo en sí, la atracción principal del producto, esté realizado por el artista representante del stand.

 

🌸¿Qué no se considera creación propia?

Si se vende una pulsera las cuentas, decoraciones y demás objetos tienen que estar creadas por uno mismo. No sirve comprar cuentas o abalorios y juntarlos creando un producto final. No consideramos que haya un proceso de creación suficiente para justificar la subvención.

Otro ejemplo es una impresión en 3D. No cuenta como posible candidato a la zona de artistas aquel que simplemente imprima diseños de otros, aunque después los modifique de alguna forma o complemente.

Si solo haces un paso del objeto. Por ejemplo, si te dedicas a barnizar cajas, por muy bien que lo hagas y por mucho arte y complicación que entrañe, no consideramos que sea una creación completa del objeto. Únicamente se permite la creación de objetos cuyo diseño esté realizado íntegramente por el representante.

 

🌸¿Quiere decir que si no realizo íntegramente el diseño del objeto no puedo venderlo en Japan Weekend?

Sí que puedes venderlo, lo que no podrás es acceder a la zona subvencionada de artistas. Pero puedes venderlo en la zona comercial.

 

🌸¿Si tengo algo que he comprado o licenciado lo puedo vender?

No, porque no lo has diseñado tú. Sí que podrías en venderlo de adquirir un stand comercial.

 

🌸¿Calcar se considera creación propia?

No, y si detectamos calco cancelaremos el stand. Así mismo no pueden usarse logos ni imágenes de marca de productos registrados que puedan confundirse con material oficial, ni en el producto ni en el embalaje. Tenéis toda la información sobre esto así como ejemplos específicos en el punto 2 de nuestra normativa de stands.

 

🌸¿Por qué solo puede venderse material del representante del stand?

El número de stands que hay es limitado, y hay que dar prioridad a los artistas que acuden al evento. Actualmente se permiten dos artistas por stand y no se puede vender nada de un artista que no vaya a acudir al evento. Esto implica que si uno de los artistas solo puede acudir un día no se podrá vender su material y el stand será considerado de un solo artista. Únicamente se puede solicitar stand si se va a estar en el evento todos los días que dure el mismo. 

Igualmente desde la organización comprendemos que un artista puede ausentarse durante varios periodos de tiempo para descansar, y mientras el artista haya acudido al evento y haya estado en su stand la mayor parte del día no habrá problema en que su puesto sea cubierto por su acompañante acreditado o por el segundo artista en esos momentos puntuales. 

 

🌸¿Puedo organizarme con otros artistas para contratar un stand comercial si no cumplo las normas de la zona de artistas?

Sí, se puede.

 

🌸¿Cuál es la diferencia de precios entre stand comercial y stand de artista?

En todos nuestros eventos, el stand no comercial consta de un espacio de 3 metros x 2 metros por lo que el espacio son de 6m cuadrados. En el caso de Madrid que es nuestro evento con coste más elevado para todos los stands, el metro cuadrado de este espacio en 2022 se cobró a 16,7 el m2 sin contar el coste del material y la estructura proporcionados por Japan Weekend.

Comparativamente con un stand comercial que cuesta 2000€ el 6x2m, el coste del m2 es de 166€. Si, el stand comercial en nuestro evento cuesta diez veces el precio de un stand no comercial sin contar que a los stands comerciales no se les entrega material como mesas ni sillas. En el caso de Artist House, la diferencia se incrementa mucho más ya que se añade más material a alquilar como más mesas, estructuras más grandes con marquesina inscrita, tomas de luz…

En otras palabras, incluso en los eventos en los que alquilamos más alto el precio de los stands de la zona de artistas, cubrimos cerca del 90% del coste del suelo del mismo.

Es increíble lo que puede llegar a costar algo que parece tan simple como una mesa. Solo os damos detalle del pago por el suelo pero también cubrimos los gastos influídos por cosas como canon de uso de espacio, consumos eléctricos, limpieza de pasillos y otras muchas cosas más. Actualmente la zona de artistas ocupa en su totalidad casi todo un pabellón en algunos eventos o más de un cuarto del espacio del que disponemos en otros eventos. El precio por m2 es muy costoso y sigue aumentando con los años a pesar de que no variemos mucho los precios.

Al hacer la zona de artistas de este tamaño, asumimos un coste elevado por ello hacemos hincapié en que la zona mantenga cierta calidad y buena imagen de cara al publico.

 

🌸¿Por qué suben los precios de los stands? ¿Qué influye en el cambio de precio?

Como comentábamos en el punto anterior, cerca del 90% del coste que supondría solo el espacio del stand (tomando Madrid como ejemplo) está cubierto por Japan Weekend. Este calculo está hecho sin contar el espacio comprendido por pasillos, iluminación o alquiler de servicios o material que se emplea en la zona.

Cuando el precio de estos servicios o el mismo suelo de los recintos se encarece, intentamos en la medida de la posible que no afecte a nuestros artistas. Sin embargo, si se produce una subida elevada en el coste o una subida generalizada de todos los servicios, tenemos que incrementar ligeramente el precio del stand.

Un ejemplo de esto último sería el incremento en todos nuestros eventos de 2023 tras la subida de todos los servicios por parte de los recintos. Se hizo una excepción con la edición de Febrero ya que anunciamos los precios de los stands antes de que se nos comunicara la subida general, pero en la edición de septiembre hemos tenido que aplicar cambios.

Poniendo de nuevo como ejemplo Madrid, para que la subida no afecte a los artistas más pequeños, hemos eliminado las estructuras de la zona no comercial manteniendo el precio, y hemos subido ligeramente el precio de la zona Artist House.

¿CÓMO SOLICITAR UN STAND EN LAS ZONAS DE ARTISTAS DE JAPAN WEEKEND?

Lo primero, como siempre, es que le echéis un vistazo a nuestra normativa de stands:
✨NORMATIVA DE STANDS DE ARTISTA (22/05/23)

La normativa es extensa y cubre en detalle algunas de las cosas que os indicaremos por aquí de forma más concisa. Recordad que la lectura de la normativa es obligatoria para todas las personas que se inscriben en nuestra zona de artistas y que esta se debe entender y respetar. Podréis encontrar esta normativa en este espacio de nuestra página web así como en todos los formularios de inscripción que hagáis; así como muchos de los correos que intercambiamos con vosotres a lo largo de los meses.

Lo segundo más importante es tener bien claro la fecha de apertura de formulario ya que las inscripciones para cada evento solo están abiertas durante el plazo de 6 DÍAS ‼️‼️‼️ Pasados esos seis días, será imposible apuntarse a ese evento y tendréis que esperar a la siguiente edición para poder apuntaros. A pie de esta pagina podréis comprobar el estado de las inscripciones de stand.

¿No conocéis la fecha de apertura del evento que os interesa? Podréis encontrar las fechas siempre en nuestro perfil de Twitter, insertado como mensaje destacado o a pie de esta página dónde iremos actualizando conforme se vayan anunciando. Recordad que las fechas siempre se dan primero por Twitter así que os recomendamos encarecidamente seguirnos en la red social. En Twitter también es dónde se publicará este formulario por primera vez, siendo importante para todos los stands no comerciales realizar la inscripción en ese mismo instante (podéis encontrar más información sobre esto en los puntos 7.1 y 10 de nuestra normativa de stands).

La cuenta de Twitter desde la que anunciamos las fechas y publicamos los formularios es la siguiente ➙ https://twitter.com/JW_Arte

¿CÓMO FUNCIONA EL FORMULARIO DE INSCRIPCIÓN?

El día de la apertura de formularios se publicarán DOS FORMULARIOS. Ambos formularios se cerrarán al mismo tiempo (podéis encontrar la fecha limite en su interior) y es obligatorio rellenar los dos usando el mismo correo electrónico para ambas inscripciones. Además, tras rellenar el formulario indicado cómo primero os dará opción a rellenar el segundo enlazando el siguiente formulario.

Los formularios de inscripción se publicarán primero a través de nuestra cuenta de arte en Twitter, siendo actualizada esta web con ellos unas horas más tarde.

↓↓↓ Sabemos que hay muchas confusiones sobre los formularios de inscripción por lo que os hemos respondido algunas de las preguntas más frecuentes ↓↓↓

 

🌸¿Qué pasa si he dado un dato incorrecto al realizar la inscripción del primer formulario?

No os preocupéis si esto pasa.

Si habéis escrito mal vuestro nombre de stand, correo electrónico u otro dato durante el primer formulario, indicadlo en la casilla “Comentarios adicionales” del segundo formulario. A la hora de revisar las solicitudes miraremos esta casilla y corregiremos el error de forma manual antes de terminar la revisión de vuestra solicitud.

 

🌸¿Qué pasa si no me he dado cuenta de un dato erróneo antes de hacer el segundo formulario o lo he hecho haciendo el segundo formulario?

No podremos corregir vuestro error antes de revisar vuestra solicitud y tendréis que esperar para corregirlo. Os indicaremos cómo corregir este error a través del correo de confirmación de la plaza en el caso de que se consiga esta.

Si se tratara de un error en la casilla de portfolio de venta, por ejemplo un enlace mal copiado o un enlace equivocado, tendréis hasta el día de cierre de formulario para indicarnos el error escribiendo un mail a nuestra cuenta de arte: arte@japanweekend.com

 

🌸¿Qué información pedimos en los formularios?

Revisad los puntos 10.1 y 10.2 de nuestra normativa de stands de artista ya que tenéis información exhaustiva de qué pedimos y cómo lo pedimos así como un detalle de para qué se usa cierta información más sensible.

Adicionalmente, a pie de esta página podréis encontrar enlaces a unos formularios de prueba de Japan Weekend Madrid, los cuales os darán una idea base de cómo funcionan ambos formularios.

 

🌸Soy una persona trans y en mi DNI aún no figura mi nombre, ¿debo poner mi deadname?

¡No! En esta casilla utiliza tu nombre. Necesitaremos el deadname SOLO si eres el artista responsable del stand (te explicamos más abajo dónde tendrías que indicarlo).

 

🌸¿Es obligatorio rellenar los datos de la segunda persona?

¡Depende! Si la segunda persona es un Acompañante/Helper, no es obligatorio que nos des los datos de esta en el momento que haces la inscripción. Podrás darnos los datos de esta persona tras la confirmación de tu stand (tendréis la información sobre cómo hacerlo en el mismo mail de confirmación).

Si la segunda persona es un artista, SI es obligatorio rellenar el formulario con sus datos.

Recordad que NO es posible añadir un segundo artista al stand una vez se ha confirmado la plaza del mismo por lo que si no habéis proporcionado los datos del segundo artista, este no podrá exhibir ni vender en el stand.

 

🌸Quiero que la facturación se realice a nombre de un familiar, de un grupo o similares, ¿cómo debo hacer?

La facturación deberá ir a nombre de une de les artistas de stand o a una marca en la que trabaje este. Solo haremos excepciones con familiares en casos de personas trans, en caso de que esto sea por incomodidades relacionadas con el uso del deadname.

Deberás rellenar la casilla “Comentarios Extra” del segundo formulario indicando esta necesidad y colocando los datos que queréis que se usen para la facturación.

 

🌸Siendo trans, sin DNI actualizado y responsable de stand, ¿dónde os proporciono mi deadname para la facturación?

En la casilla “Comentarios Extra” del segundo formulario, igual que en el caso anterior a este. Rellenando la casilla de esta forma nos aseguramos de que ese nombre solo se use para la facturación y no lo tengamos en cuenta para ninguna otra gestión.

 

🌸¿Por qué dos formularios en vez de uno solo?

En Mayo de 2022 se instauró el sistema de doble formulario para solventar varios problemas frecuentes de estos.

En base, es el mismo motivo que tenemos en cuenta y por qué no hacemos Artist House y No comerciales en un único formulario, aunque esto seria mucho más cómodo para nuestro equipo. Existe la posibilidad de que Google Forms o cualquier sistema de formularios se cuelgue debido a la cantidad de personas que acceden al formulario en los primeros minutos.

Acortando el formulario, se reduce el tiempo que pasa una persona en el interior de este y ayuda a que Google Forms pueda funcionar debidamente o sin muchos errores.

Tened en cuenta que el sistema no está preparado para recibir a cerca de mil visitantes en cuestión de segundos por lo que, para eventos como JW Madrid, nos es inevitable que se produzcan pequeños errores.

Otro motivo es que hay datos de suma importancia que no se deben rellenar incorrectamente. Estos datos son los que se han movido al segundo formulario y los que os pedimos que rellenéis con calma y leyendo muy bien qué es lo que os pedimos. Para evitar problemas ocasionados por las prisas, solo se tiene en cuenta el tiempo del primer formulario y os damos el margen de rellenar el segundo formulario hasta el mismo día que veréis indicado en este.

 

🌸¿Cómo y cuándo sabré el resultado de mi solicitud?

Puede llegar a tardar de dos a tres semanas desde la fecha de cierre de formularios ‼️

Es decir, si cerramos formularios un jueves 1 de Junio, los resultados estarán alrededor del 22 o 23 de Junio en el caso de que no haya ocurrido ningún imprevisto que retrase algo más esa gestión. Recordad que para eventos como Madrid, en el cual hay más de 1300 solicitudes de stand, nuestro equipo dedica centenares de horas de trabajo revisando tanto vuestras solicitudes como el material de vuestros portfolios. Por más impaciencia que sentáis por saber si habéis conseguido plaza o no, el proceso de revisión es largo y tedioso por lo que os pedimos paciencia hasta que este se pueda compartir.

Todos los resultados son indicados por correo electrónico y solemos avisar a través de nuestro Twitter el mismo día que estas se hace saber.

¿QUÉ ES EL “PORTFOLIO DE VENTA”?

Llamamos “portfolio de venta” al espacio que os pedimos que dediquéis para colocar el material que vais a vender en nuestro evento. Ya que tenemos una normativa muy marcada, especialmente en relación con el copyright, se solicita el portfolio de venta para detectar tempranamente productos que no se podrían vender en el evento. El portfolio de venta nos ayuda también a visualizar mejor vuestras solicitudes, especialmente para revisiones de portfolio como las de Artist House, ya que las redes sociales no suelen ayudar a visualizar el merchandasing/material a la venta.

El portfolio de venta será una carpeta de DRIVE en la cual os pedimos que se incluyan los siguientes elementos:

  • Un 70-75% del material que se traerá al evento.
  • Fotos de stands anteriores (ya sea JW u otro evento).
  • Al menos un proceso obligatorio válido.

 

🌸¿Ha de ser estrictamente una carpeta de DRIVE?

Sí.

Debido a que revisar distintos sistemas entorpece el trabajo de revisión e incluso para los eventos más pequeños tenemos que revisar más de cien portfolios, nuestro equipo necesita que todos los portfolios se encuentren en una misma plataforma de forma que puedan trabajar más cómodamente. A partir de Mayo de 2023 no se aceptará ningún portfolio de venta que no se encuentre hospedado en DRIVE.

 

🌸 Tengo intención de elaborar algunos productos pero no están terminados, ¿cómo hago para hacerlo saber?

Si tenéis varios productos en desarrollo que ya estén empezados y sepáis que vais a traer al evento que os habéis inscrito, podéis añadir los bocetos del DRIVE y un word/pdf indicando lo que tenéis en mente para los trabajos terminados o que habéis encargado a terceros.

Si desde la confirmación del stand hasta el evento habéis cambiado drásticamente de material, os pedimos que actualicéis el portfolio y nos lo hagais saber por correo electrónico.

 

🌸 ¿Es obligatorio que se vean las manos en el proceso/timelapse? (Ilustradores)

No. Solo os pediremos esto si hay sospechas de calco o de plagio, enviando un mail por separado para solicitar este.

Lo único que os pedimos obligatoriamente es que se vea desde el lienzo en blanco hasta la finalización del lineart. Sin cortes, sin saltos en el tiempo y sin la inclusión de bocetos o elementos dibujados fuera de ese mismo proceso. Aunque no sospechemos de calco, os pedimos a todes este proceso de forma que todes recibáis el mismo trato desde el mismo día de la inscripción. Además, queremos asegurarnos de que el publico pueda sentirse seguro de estar comprando productos originales y con valor de artista al ser propio y único.

No aceptaremos portfolios que no tengan incluido el proceso obligatorio. 

Podéis encontrar más información detallada sobre el proceso, las referencias y otros temas relacionados en el punto 10.3 de nuestra normativa de stands.

FECHAS DE INSCRIPCIONES

(SEGUNDA MITAD DE 2024)

🌸 MADRID (21 y 22 de Septiembre)

 

🌸 BILBAO (5 de Octubre)

TBA.

 

🌸 VALENCIA (23 y 24 de Noviembre)

(PRIMERA MITAD DE 2025)

🌸 MADRID (Febrero) y otros.

Se anunciará la fecha de apertura a partir de Septiembre de 2024.

FORMULARIOS DE PRUEBA

(Formulario de ejemplo de JW Madrid)

PRIMER FORMULARIO ARTIST HOUSE (FORMULARIO DE PRUEBA)

SEGUNDO FORMULARIO ARTIST HOUSE (FORMULARIO DE PRUEBA)

 

PRIMER FORMULARIO NO COMERCIALES (FORMULARIO DE PRUEBA)

SEGUNDO FORMULARIO NO COMERCIALES (FORMULARIO DE PRUEBA)

 

RECUERDA: Estos formularios son de prueba. Si los rellenáis no os estaréis inscribiendo en ningún sitio y después no podréis optar a plaza al no haber rellenado el formulario para el formulario de inscripción.

NORMATIVA DE STANDS DE ARTISTA

PINCHA AQUÍ PARA ACCEDER A LA NORMATIVA

(Última modificación: 22/05/2023)